Fikk ned stressnivået

På Aker sykehus i Oslo ligger Aker helsearena med sine tre kommunale akutte døgnenheter (KAD-poster) som ble etablert i 2013 (se faktaboks). Faste leger kom innom på daglige visitt-runder, men til å begynne med ble kun sykepleiere ansatt på postene.

– Jeg tror kommunen tenkte vi var superhelter og kunne gjøre alt, sier Marte Lang, sykepleier og teamleder på posten «KAD 1».

Sykepleierne gjorde det meste

KAD manglet fra starten av innarbeidede rutiner og systemer, så sykepleierne ble trukket inn i arbeidet med organisering og løsninger.

De gjorde ting som ikke primært er sykepleieroppgaver, i tillegg til å ta seg av behandling og omsorg for pasientene. Dessuten måtte de ofte vente på de ulike legene for å følge dem på visitt-rundene når det passet legene. Det kunne skje både tidlig og seint på dagvakten, og var et uforutsigbart system, både for pasienter og sykepleiere. Dessuten førte det til at mange oppgaver hopet seg opp.

Mange IKT-systemer

KAD-postene har også flere IKT-systemer i forhold til hva som er vanlig, som de ansatte må beherske (se faktaboks).

I det siste halvåret i 2014 hadde KAD-postene et økende antall alvorlige avviksmeldinger (totalt 61 av dem angikk tjeneste/bruker/pasient) og sykefraværet var høyt, over 11 prosent. Avdelingen var nødt til å gjøre noe.

Gruppearbeid og Sintef-observasjon

Senhøsten 2014 kom tre Sintef-forskere innen helse- og omsorgsteknologi på besøk i to dager. Det var et ledd i et større forsknings- og innovasjonsprosjekt ved KAD. De observerte, snakket med ansatte og intervjuet pasienter. De så et godt arbeidsmiljø og en positiv tone mellom de ansatte, men et skyhøyt stressnivå. I rapporten fra januar 2015 ble det anbefalt tydeligere ledelse og struktur på organisering av arbeidet.

I januar startet forbedringsarbeidet. I grupper definerte de ansatte forbedringspunkter både ved innkomst, pre-visitt og visitt, utskriving og pasientstell. De definerte følgende tidstyver som ikke primært var sykepleieroppgaver: Vask av skyllerom og materielle objekter, bestillinger, kjøkken, vaske toalett/tilgrisede gulv, smittevask, lab-rutiner, klesvask, sengeoppredning, hente varer fra lager og bestilling av transport.

Endringene

– Det Sintef rapporterte var spot-on. Det var som å høre meg selv, sier Marte Lang.

Det handlet kort sagt om å få ned stressnivået for sykepleierne. De hadde for mye å gjøre og ble avbrutt for ofte.

«Når jeg er på vei for å gjøre en oppgave, blir jeg avbrutt av tre-fire andre oppgaver eller samtaler som gjør at jeg glemmer det jeg egentlig skulle gjøre», uttalte en sykepleier til Sintef-forskerne.

I samarbeid med Designit, beskrev de arbeidsprosesser og utfordringer på papirruller som gikk over flere meter bortover langs veggen. Dette ble designet til en døgnrytmeplan, en diger plakat som ga en detaljert visuell oversikt over et døgn på KAD. Dermed ble det tydeligere hva som ville påvirkes hvis man gjorde endringer ett sted.

Etter dette tok de ansatte ved KAD-postene selv over. Ved hjelp av flere samlinger og gruppearbeid ble endringene godt forankret fra gulvet og oppover i organisasjonen. 15 målområder ble definert.

Rundt påsketider evaluerte de ansatte måloppnåelsen. De skåret litt over 5 på en 10-punkts skala. Da var det bare å fortsette arbeidet. I juni evaluerte de på nytt, og skåret opp mot 8. Dermed kunne hovedpunktene fra Sintef-rapporten kvitteres ut.

Mer forutsigbart

Nå stresser Marte Lang og kollegene mindre. Sykmeldingene har foreløpig sunket fra over 11 til under 9 prosent.

De viktigste tiltakene i omorganiseringen har vært tydeligere leder-team, flere ansatte (både helsefagarbeidere, sykepleiere, postsekretær og servicemedarbeider), å utvikle samhandlingskultur og større bruk av smart-teknologi.

For eksempel er det innført mobil PC til visitt-rundene. Store skjermer (digitale white-boards), nettbrett og smarttelefoner brukes for å få oversikt over pasientene, hvem som er ansvarlig og oppgavefordeling.

– Det er hyggeligere å komme på jobb siden det er blitt en tryggere og mer forutsigbar hverdag for oss. De nyansatte blir bedre fulgt opp, og vi har faste tider for pre-visitt og visitt med legene. Endelig får jeg tid til lunsj!

Lang merker at en bedre organisering av arbeidet også smitter over på pasientene:

– Jeg føler de er mer fornøyde. Vi får mer skryt, og pasientene synes det er så rolig her. Det hørte jeg aldri før.

– Hva sier legene om at dere ikke følger dem lenger?

– Vi følger hverandre. De vet at den som er ansvarlig sykepleier kommer til previsitt klokka ni og at vi har avsatt 40 minutter pluss 10 minutter mellom hver pasient hvis de trenger å skrive noe.

Dobbelt så mange avvik

Men alt forbedringsarbeidet til tross: Det har ikke blitt mindre avvik. Tvert imot har avvikene mer enn fordoblet seg i perioden fra 167 i 2014 til 360 i 2015.

– Det er helt naturlig siden vi har flere ansatte og pasienter, og siden vi diskuterer så mye rundt avvik. Det viktigste er ikke antall avvik, men hva som ligger i avvikene. Det oppfattes i dag som mindre truende enn for et år siden. Vi jobber for at avvik skal meldes og jeg oppfatter at ansatte ser dette som en viktig del av kvalitetsarbeidet, sier Trond Morten Nejad-Trondsen, avdelingsdirektør for avdeling Aker hos Helseetaten i Oslo kommune.

Sintefs rolle

Å spørre Sintef om hjelp til avvikshåndtering er ikke vanlig. Den tekniske forskningsinstitusjonen var fra før av med i et stort prosjekt hos KAD, finansiert av regionalt forskningsfond. Det handler om å utvikle og evaluere løsninger for bedre kvalitet, effektivitet og brukeropplevelse i tjenestene. 3 millioner kroner av totalt 8 millioner er satt av for at Sintef skal følge forbedringsprosjektet frem til sommeren 2017.

– Er prisen verdt det dere sitter igjen med?

– Ja, Sintef bringer inn kunnskap og kompetanse der de sammenligner oss med hvordan andre kommuner og spesialisthelsetjeneste har organisert seg, sier Trondsen.

– Hva er det beste som har kommet ut av forbedringsarbeidet?

– Pasientsikkerheten er betydelig forbedret, og det var helt kritisk å få på plass. Det er blitt bedre struktur på arbeidet, planlegging og gjennomføring av skift. Døgnplanene koordinerer samarbeidet mellom leger og sykepleiere, og rollene har blitt tydeligere. Ikke minst har ansatte tatt et sterkt eierskap i endringene som er kommet på plass.

– Langt fra ferdige

– Det er komplisert å få ansatte og ledere til å vurdere avvik likt. Jeg er opptatt av at vi får en kultur hvor vi får en felles forståelse av hva et avvik er og hvor alvorlig det er. Det gjør vi bare gjennom å bruke avviksmeldingssystemet og diskutere forbedringsarbeid kontinuerlig, sier Trondsen.

Både Lang og Trondsen mener det er en evigvarende prosess å jobbe med avviksforbedring.

– Vi har fått en trygg grunnstruktur, men vi er langt fra ferdige. Vi har definert nye mål for første del av 2016, sier Trondsen.

Nå står blant annet et nytt sykesignalanlegg for tur. Sintef har anbefalt at signalet fra en pasient som trenger hjelp, skal gå direkte til pasientansvarlig sykepleiers mobile enhet, som kan varsle for eksempel med vibrasjon. På den måten vil man unngå den nesten konstante pipingen som er lett å overhøre, og pasientene vil forhåpentligvis få hjelp raskere.