Informasjon i flyt

Sammendrag: Ved Medisinsk avdeling, Rikshospitalet, er det en hovedmålsetting for sykepleietjenesten at den enkelte medarbeider, uavhengig av stillingsbrøk og turnus, til enhver tid får nødvendig informasjon fra sine ledere. Artikkelen presenterer resultatene fra et prosjekt med fokus på å nå medarbeidere med informasjon, som synes å ha gitt gode resultater. Prosjektet ble presentert på Rikshospitalets sykepleiesymposium høsten 2001. 

Mennesker uten informasjon kan ikke ta ansvar, mennesker som har informasjon, kan ikke la vær å ta ansvar (1).
Det er komplisert å nå ut med informasjon, for hvilken informasjon skal gis til hvem, når og på hvilken måte skal det informeres? I en sykehusavdeling finnes det ofte altfor mange permer med blandet informasjon. Dette gjelder både oppgaveorientert og organisasjonsorientert informasjon. Vi har laget et system for arkivering av informasjon i permer, med fargekoding, og med kategorisering av ulik type informasjon.


Bakgrunn for prosjektet
Informasjon kommer fra mange ulike avsendere i en stor organisasjon som Rikshospitalet. I forbindelse med flytting til nytt sykehus var mengden informasjon til medarbeiderne enorm. Vi erfarte, i vår avdeling, at det ikke var systematiske vurderinger av hvilken informasjon som skulle gis på hvilken måte (2,3,4). Derfor, så vi det som viktig og interessant å utarbeide bedre system for informasjonsformidling i avdelingen. Det primære for prosjektet var å ta for seg organisasjonsorientert informasjon, og ny oppgaveorientert informasjon kunne også være aktuell.
Organisasjonsorientert informasjon kan defineres som informasjon som ikke bare har relevans for direkte jobbutførelse, men som også gjelder organisasjonen (sykehuset) som helhet, for eksempel målsetting, ressurser, problemer, endringsprosesser og framtidig utvikling (3,5).
Oppgaveorientert informasjon kan defineres som det den enkelte medarbeider trenger å kunne for å utføre jobben sin. Altså informasjon om for eksempel prosedyrer og rutiner for ulike oppgaver/tiltak/behandling (3,5).

Ledere har et spesielt ansvar for å informere medarbeidere, men den ansatte har også selv et ansvar for å holde seg informert. I boken «Ta ledelsen» sier Ewa Ness: «I godt fungerende organisasjoner er informasjonen lett tilgjengelig for alle som trenger den, uavhengig av hvor i hierarkiet de befinner seg. Til gjengjeld øker den enkeltes ansvar for å skaffe seg informasjon.» (6, s. 36). En leders hovedoppgave i denne forbindelse blir å motivere og legge til rette for god informasjonsflyt. Lederen må sørge for at det finnes gode systemer som sikrer mulighet for dette, slik at medarbeiderne opplever å ha nødvendig informasjon.


Prosjektets prosess
Oversykepleier utformet et mandat for arbeidet, og det ble nedsatt en ad- hoc gruppe med representanter fra sykepleietjenesten i alle enheter ved avdelingen. Relevant litteratur og resultatet av en kartlegging av nåværende rutiner for informasjonsflyt, var grunnlaget for ad hoc gruppens forslag til hvordan informasjonsflyten kunne foregå (1,2,3,5,6,7). Kartleggingen viste at det var flere måter å gi informasjon på ved de ulike enhetene: muntlig informasjon, skriftlig informasjon i posthylle, beskjedbok, lappesystemer, oppslagstavle, permer og e-mail/Intranett med mer.

En medarbeider beskrev det slik: «Til tider er veggen tapetsert med gule beskjedlapper.» Vi fant at det ikke forelå systematisk vurdering bak valg av måte ulik informasjon ble gitt. En spørreundersøkelse blant ansatte i sykepleietjenesten bekreftet funn i kartleggingen, men avdekket også hvordan medarbeiderne ønsket at informasjonsflyten skulle være. Besvarelser viste at muntlig overføring av informasjon fra leder direkte til medarbeider, var den mest ønskede metoden. På grunn av at medarbeidere i sykepleietjenesten går i tredelt turnus og ulike stillingsstørrelser, er det umulig for en leder å nå alle med muntlig informasjon. Personalet ved en sengepost i avdelingen hadde begynt arbeidet med å arkivere ulik informasjon i permer med ulike farger.
Forslaget fra ad hoc gruppen er basert på dette. Gruppen konkluderer med at hovedpoenget er at det blir et felles system, som er kjent for alle i sykepleietjenesten i våre avdelinger (4). Da rapporten ble presentert på et allmøte i sykepleietjenesten, ble den møtt med skepsis. Enkelte mente at det ikke ville være mulig å endre de systemer man hadde fra før, mens andre mente forslaget var for omfattende og for detaljert. Noen mente at all informasjon ville komme elektronisk for eksempel via Intranett om kort tid og at innføring av systemet ville være unødig ressursbruk. Skepsis til tross - arbeidet forsatte med noen motiverte systematikere i spissen.

I det videre arbeidet ble det planlagt innføring av en modifisert modell. Innføringen besto av følgende trinn:

1) å vurdere hvilke forslag til tiltak som kunne iverksettes og hva som måtte bearbeides.
2) utforming av en prosedyre for informasjonsflyt felles for alle våre enheter.
3) planlegging av hvordan forslaget fra gruppen kunne implementeres.


Resultater
I dag har de fleste av våre enheter innført et system for informasjonsflyt og en prosedyre for informasjonssystemet er utarbeidet. Prosedyren beskriver hvordan informasjonen skal kategoriseres, arkiveres og hvem som har ansvar for hva. Ansvar er knyttet til funksjonsbeskrivelsene til stillinger, for eksempel har undervisningssykepleier ansvar for all informasjon som har med kurs, opplæring og undervisning å gjøre.

I en stor flom av informasjon kan det være vanskelig å skille nødvendig og mindre nødvendig informasjon. Avdelingssykepleier har ansvar for å kategorisere informasjonen. Noe informasjon er av en slik art at alle har «plikt til å vite» om den, mens annen informasjon kan være av kategori «bør vite». Informasjon i kategorien «plikt til å vite» vil for eksempel være beskjed om endringer med umiddelbar virkning. I tillegg til å bli gitt muntlig beskjed samt skriv om endringen i «siste nytt» permen, vil denne type informasjon bli gitt skriftlig i posthyllene til alle berørte.
Tilbakemeldinger viser at medarbeiderne opplever at systemet er tilgjengelig og oversiktlig, slik at det enkelt å finne den informasjonen en har behov for. Systematisk evaluering av prosjektet er ikke gjennomført.


Organisering av informasjon
Er det behov for å lage slike omfattende systemer i dag når IT- baserte systemer er framtiden? Tidlig på 70-tallet ble EDB som det het den gangen, brukt til talloperasjoner og tekstbehandling. I dag er kanskje data vår viktigste informasjonskilde med infotek, informasjonskiosker og ubegrensede søkemuligheter. Mens problemet tidligere var å skaffe seg informasjon, blir problemet i dag å foreta et utvalg fra de enorme informasjonskanalene som vil være tilgjengelig. Innføring av IT-baserte informasjonskilder ga forhåpninger om det papirfrie kontoret, men der er vi ikke i dag. Det er fortsatt behov for å formidle informasjon i papirformat.

IT er framtiden, men pr. i dag er ikke tilgangen på PC like bra på alle enhetene, og dette skaper problemer hvis man kun baserer seg på denne formidlingsformen. På en av sengepostene er det for eksempel det 20 sykepleiere per PC. I mellomtiden trenger man derfor andre systemer som fungerer. Men det å lage systemer krever både tid, energi og ikke minst motivasjon. Man er avhengig av personer som kan ta ansvaret for organiseringen av dette arbeidet.


Avslutning
Det er over ett år siden systemet ble innført ved Medisinsk avdeling, og vi opplever en økt bevissthet hos medarbeidere om hvordan gi og hvordan motta og finne fram til informasjon.
Nyansatte er spesielt begeistret for systemet. De trenger ikke å vite alt til enhver tid, men trenger å vite hvor informasjonen finnes. Dette for at de enkelt kan finne fram til informasjon.
Gledelig er det at andre avdelinger henvender seg til oss for å se systemet i praksis, de ønsker også å innføre denne formen for organisering av informasjon.

Vi har bare i løpet av dette året, med informasjonssystemet i drift, sett store endringer med hensyn til opplæring, tilgjengelighet og bruk av PC. Innføring av DocuLive (elektronisk pasientjournal og med den økt antall maskiner) gjør det enklere for sykepleierne å benytte PC, også for å holde seg informert.
Enhetene i vår avdeling er forskjellige med hensyn til størrelse, drift, aktivitet og antall ansatte. Systemer for informasjonsflyt må derfor tilpasses de lokale forhold og forutsetninger. Om ti år er kanskje et slikt system som vi har presentert her, helt overflødig.
Dagens raske utvikling innen IT gjør at framtiden er uviss, men også spennende. Kanskje vi om noen år er utstyrt med hver vår lomme-PC? Kanskje lever vi i en papirløs verden, der permer og fargekoder og posthyller er gammeldags?
Inntil det, håper vi å ha et system som gjør informasjonsflyt enklere!

Av tekniske årsaker er tabellen i artikkelen bare å finne i papirutgaven.


Litteratur
1. Carlzon J. Riv pyramidene! Oslo: Gyldendal Norsk forlag, 1985.
2. Rapport fra ad hoc gruppe nedsatt av oversykepleier Ellen Beccer Brandvold, Medisinsk avd. og Hudavd. Rikshospitalet. Informasjonen når ut! Oslo, 2002.
3. Mathisen E. Hva er god informasjonsformidling internt i sykehusavdelingen?, Oslo: UiO Institutt for sykepleievitenskap, 2000.
4. Mordal K, Øystese I. Hvordan kan en leder informere sine ansatte ut fra deres behov? - en evaluering av skriftlig informasjons-formidling. Oslo: Oppgave ved Diakonhjemmet høyskole, 2000.
5. Flaa P, Hofoss D, Holmer-Hoven F, Medhus T, Rønning R. Innføring i organisasjonsteori. Oslo: Universitetsforlaget, 1997.
6. Ness E. Ta ledelsen. Oslo: Universitetsforlaget, 2002.
7. Statens informasjonstjeneste: God informasjon er gull verdt. Oslo, 1990.