En buffer mot sykmeldinger

I 2006 flyttet Sentrum sykehjem i Bodø til nye lokaler i en fire etasjers bygning. Etter lange prosesser med dokumentert behov, ble grunnbemanningen økt. De innførte også en tettere oppfølging av hver enkelt langtidssykemeldte, og personell med høyt korttidsfravær ble fulgt opp med samtaler. I tillegg ble det gjort flere tilrettelegginger i virksomheten. Summen av alt gjorde at det totale sykefraværet ble halvert bare på et år, fra nesten 16 til 9 prosent.

Gjetordene gikk om sykehjemmets suksess, så til og med daværende kommunal- og regionalminister Magnhild Meltveit Kleppa kom på besøk i 2008 for å plukke opp gode tips. I 2010 fikk sykehjemmet også økt bemanningen med tre fulltidsstillinger.

Fra 14 til 5,4 prosent

Men akk, snart slet sykehjemmet igjen med et høyt sykefravær på opptil 14 prosent, til tross for at alle sykepleiere som ønsket det, hadde fulltidsstillinger. Det høye sykefraværet ga også et underskudd i budsjettet, så trykket fra kommunen på å overholde tildelt økonomisk ramme var stort.

– Høyt sykefravær førte til hyppig innleie av vikarer. Dette førte igjen til ustabile arbeidsforhold og underskudd i regnskapet. Noe måtte gjøres, sier Ida Kristin Hansen, som har vært sykehjemmets virksomhetsleder siden 2007.

I februar 2013 startet derfor runde to som fikk navnet «arbeidstidsprosjekt», samtidig med et annet prosjekt de kalte «Ibedrift». I fjor var det totale sykefraværet nede på 7,9 prosent, og siste halvår har det vært på 6,3 prosent. I april var det på 5,5 og i mai var det på 5,4 prosent.

– Vi holder oss stabile nå, og er veldig fornøyd med det, sier Hansen.

En annen stor forandring er at tallene i regnskapet som før var røde, nå har blitt grønne. I 2014 gikk sykehjemmet med pluss 400 000 kroner i budsjettet.

Her er de viktigste endringene som ble gjort:

Avklarte stillingene

– Vi hadde mange langtidssykemeldte. Folk som over år hadde slitt med helseproblemer, som hadde vært fulgt opp og prøvd ulike tilrettelegginger. Det var viktig å få gjort avklaringer med disse sammen med HR-avdelingen. Noen skulle heller jobbe andre steder og noen fikk redusert stillingsbrøk som de klarte å stå stabilt i. Der alt annet var prøvd og kommunen som arbeidsgiver ikke hadde noe tilbud, ble det gjort oppsigelser, men da med tre års fortrinnsrett, sier Hansen.

– Det lyder dramatisk?

– For flere var det en omfattende prosess. Men det handler om å ta folk på alvor, stille krav og finne de beste løsninger i hver situasjon.

Tok av vikarmidlene

De var også inspirert av heltidskulturen de hadde hørt om ved Gruben sykehjem i Mo i Rana, og så muligheten til å gjøre noe lignende i egen virksomhet:

– Vi tok vikarbudsjettet for korttidsfraværet og ekstravakter og brukte det til å øke stillinger til deltidsansatte. Til sammen ble det to årsverk. Årsverkene ble fordelt på cirka 12 hjelpepleiere/helsefagarbeidere, slik at de fikk økt sin stilling med mellom 5 og 40 prosent, beretter Hansen.

Grunnbemanningen ble dermed økt med en pleier per vakt på dag og kveld hele uka. Denne kalles «buffervakt», og går inn der det er behov for ekstra hjelp og dekker opp ved fravær. Hvor personen skal jobbe, blir avgjort hver morgen der avdelingslederne ser den vil behøves mest. Det kan være på flere avdelinger i løpet av en og samme vakt. Ordningen krever derfor et godt samarbeid mellom avdelingslederne.

– Hva synes de om å måtte jobbe på flere avdelinger?

– De liker det mer enn de trodde de skulle gjøre, og tilbakemeldingene er at de blir tatt godt imot av kollegene, sier Hansen.

Det bekrefter også verneombudet, Linn Merete Aftreth.

Renholdspersonale som pleieassistenter

Fordi sykehjemmet har tatt av vikarbudsjettet for å dekke lønnen til buffervakten, er ikke første alternativ å ringe etter vikar når noen er borte. De skal helst ikke bruke overtid, heller.

– Da har vi en omfattende plan B å ty til. Blant annet bruker vi folk fra renhold i pleien, opplyser Hansen.

– Hva sier tillitsvalgte til det?

– Det er uproblematisk og det er flere institusjoner i regionen som gjør det. Det er fortrinnsvis i helgene at de assisterer i pleie, men kan på vanlige dager også ha pasientrettede oppgaver. Det er unntaksvis at de må inn hele vakter i pleie, sier Hansen.

– Kan de nok om pleie?

– Ja, de utfører oppgaver som ufaglærte kan gjøre, dessuten kjenner de pasientene ved at de jobber på huset ellers, mener Hansen.

På minussiden kan det gå ut over renholdet.

– Det vises veldig fort når ikke reinholdet tas. Det blir ikke så koselig her da, sier verneombud Linn Merete Aftreth.

Hun opplyser at også avdelingslederne avlaster under stell, ved blodprøvetaking og legevisitten.

Blandete erfaringer

Verneombudet ser både positive og negative sider av den nye ordningen.

– I tillegg til at sykefraværet har gått ned, har også arbeidsmiljøet blitt bedre ved bruk av buffervaktene. Jeg tror det har sammenheng med at de jobber på tvers av etasjer og bogrupper. Disse vaktene frigjør også mer tid til oss sykepleiere så vi kan få gjort mer administrative oppgaver, sier Aftreth.

– Hva sier de ansatte til deg?

– Buffervaktene er fornøyde, men det har ikke bare vært positive reaksjoner. Selv om statistikken viser at vi nå har flere vakter med økt bemanning, går det ut over oss på jobb når vi ikke kan leie inn noen ekstra ved fravær.

Hun legger til at det hender de leier inn ekstra personell likevel, for eksempel ved mye sykdom eller mange dårlige beboere.

– Men terskelen for å melde seg syk har blitt høyere fordi vi vet at det vil gå ut over kollegene hvis de blir borte.

– Er det bra eller dårlig?

– Begge deler, men det er også rom for å kunne gå på jobb selv om man ikke er helt i form, eller har en vond rygg. Siden grunnbemanningen er økt, kan buffervakten være med på å avlaste der det er folk på jobb som ikke er i form.

Færre vikarer å ta av

Hun opplyser at når de ansatte har evaluert ordningen, har det kommet frem flere positive enn negative sider.

– Men det er likevel enklere å huske de slitsomme dagene når vi er underbemanna, sier hun og legger til at det har blitt vanskeligere å finne vikarer nå enn før.

– De dagene vi faktisk har behov for vikarer, har de funnet seg jobb andre plasser. Det har blitt litt færre å ta av.

– Hva skulle den optimale løsningen vært?

– At vi var bemanna riktig og at det var lov å leie inn ekstra ved sykdom, kommer det kontant.

Forankring i personalgruppen

Korttidsfraværet for mai lå på 1,9 prosent og langtidsfraværet var 3,5 prosent. Denne gangen ser det altså ut til at sykefraværet holdes stabilt lavt lenger enn ved forrige runde i 2008. Hansen peker på at en viktig faktor for suksess er at hele virksomheten  er involvert, spesielt avdelingslederne, men også arbeidstakerne.

I tillegg mener hun det har skjedd en holdningsendring,  hvor prosjektet de kaller Ibedrift har spilt en rolle.

Ibedrift er et samarbeidsprosjekt mellom Nav, helsesportssenteret og bedriftshelsetjenesten som Bodø kommune har gående over tre år. Der har de 130 ansatte blitt skolert innen muskel/skjelettlidelser og psykisk helse.

Økt nærvær

Hansen tror prosjektet har bidratt til å avkrefte en del fordommer, blant annet om ryggplager.

– At man ikke skal ligge i ro og unngå bevegelse når man har vond rygg, men at det tvert imot er mulig å ta smertestillende og komme på jobb, for eksempel, sier hun.

Videre har de normalisert psykiske plager og avdelingslederne bekrefter at det nå er lettere å stille de ansatte spørsmål rundt dette enn det var før.

­­­ – Hva synes du har vært den største gevinsten med endringene dere har gjort?

– Det økte nærværet på jobb. Det har gitt et bedre tilbud til pasientene med mer forutsigbarhet og mer aktiviteter.  Tidligere brukte avdelingslederne mye tid på å ringe rundt etter vikarer. Den tiden kan de nå bruke til andre ting. Og sykepleierrollen er mer definert enn før. Det er ikke bare stellet de skal ha med seg, men også bruke det vide blikket og gjøre utredninger.