Helse Vest sikrer anonym varsling av avvik med «rød knapp»

Tenk deg at lederen din ikke er enig i at dere er underbemannet. Du merker at underbemanningen fører til farlige situasjoner og uønskede hendelser. Du gjør din plikt og fører avvik. Problemet er bare at alle avvik du sender stopper hos lederen og lukkes. Ingenting skjer. Hva gjør du da?

Særlig graverende

Du prøver kanskje å varsle via lederen på et høyere nivå, eller verneombudet eller tillitsvalgte. Men hvis disse heller ikke blir tatt alvorlig eller ikke får videreformidlet varselet ditt, hva kan du da gjøre?

Dette er ikke utenkelig, ifølge Sykepleiens avviksundersøkelse fra 2015. Der svarte over halvparten at de ikke kjente til et godt eksempel fra sin arbeidsplass på at det nyttet å melde om avvik.

I Helse Vest Regionale Helseforetak (RHF) har de tatt et slikt scenario på alvor. I 2016 dukket det opp et rødt emblem på intranettets HMS-sider. «Varslar. Eg vel å trykke på den raude knappen», står det der. Denne knappen er en ekstern, anonym varslingskanal og kan også brukes ved særlig graverende forhold.

Advokatfirma anonymiserer

Klikker du på «den røde knappen», får du opp et skjema med ja-nei-spørsmål som må fylles ut sammen med varselet.

– Det er i stor grad veiledningsspørsmål, for å sikre at varsleren vurderer om dette er rett kanal for varselet, sier Hilde Brit Christiansen.

Hun er direktør for «medarbeider, organisasjon og teknologi» i Helse Vest RHF.

Når skjemaet er fylt ut, sendes varselet til advokatfirmaet Kluge som anonymiserer det og sender det til Helse Vest RHF. Her blir det umiddelbart videreformidlet til administrerende direktør i den aktuelle virksomheten. Administrerende direktør må da sørge for at varselet blir håndtert med nødvendige undersøkelser og involvering. Styrets leder i den aktuelle virksomheten blir også orientert.

Idé fra Norsk Hydro

Ingen andre helseregioner har en slik anonym varslingskanal. Knappen kom på plass etter en idé fra daværende styreleder i Helse Vest RHF, Terje Vareberg. Han var samtidig også styreleder i det globale selskapet Norsk Hydro, som hadde innført en liknende ordning.

– Jeg fikk nok ideen derfra. Jeg tror det er en god ordning med tanke på alle behov for varsling der man ikke føler seg trygg på å bruke de ordinære varslingsveiene, sier han til Sykepleien.

– Styret var enig i at vi skulle ha dette, og vi drøftet ordningen med de konserntillitsvalgte. De syntes også det var en god idé, sier direktør Christiansen.

Det er 30 000 medarbeidere i Helse Vest.

– Var dere ikke redd for at knappen skulle misbrukes?

– Nei, det var ikke i våre tanker. Medarbeiderne er ansvarlige, sier Christiansen.

Brukt to ganger

Foreløpig har den røde knappen bare vært brukt to ganger.

– Det er en grei ordning, selv om den er lite brukt, sier Christiansen.

Den ene saken ønsker ikke Christiansen å uttale seg om før den er grundigere behandlet. Den andre gjaldt en ansettelsesprosess til en dagstilling på poliklinikk for sykepleier. Det ble stilt spørsmål ved om noen hadde fått urettmessig ansettelse i en populær dagstilling.

– Saken ble grundig gjennomgått og mange aktører ble intervjuet. Saken ble også lagt frem for styreleder i Helse Stavanger. Det var ikke grunnlag for å si at noen hadde hatt forrang foran andre, sier Christiansen.

Sykepleien forsøkte via Helse Vest å få en anonym kommentar fra dem som varslet for å høre om de var fornøyde med saksbehandlingen, men fikk beskjed om at det ikke lot seg gjøre, siden ordningen skal sikre varsler full anonymitet.

Varslingen har økt

Konserntillitsvalgt Lise Karen Strømme synes det er positivt at den røde knappen finnes som en mulig sikkerhetsventil.

 – Men noen ganger kan det være vanskelig å gå tilbake og konkretisere og gjøre noe med saken, siden anonymiseringen også omfatter nærmeste leder, sier hun.

 – To varslinger siden knappen ble innført i 2016 er ikke mye?

 – Både ja og nei. De fleste i Helse Vest opplever det som trygt å varsle på den ordinære måten. Vi har hatt en økning i antall varsler, uten at vi har hatt tilsvarende økning i antall ansatte. Vi har jobbet mye med det, og varsler etterspørres av ledelsen.

 – Har det vært godt nok informert om knappen?

 – Noen synes den er vanskelig å finne, men det skal kommunikasjonsavdelingen gjøre noe med. Knappen skal bli tydeligere markert, sier Strømme.

Har oversikt over antall trakasseringssaker

Helse Vest er også det eneste regionale helseforetaket som har en viss oversikt over antall saker som involverer seksuell trakassering. Det viste seg tidligere i vinter, da Sykepleien spurte om antall saker fra sommeren 2017 til midten av februar 2018. De andre regionale helseforetakene sa de ikke hadde oversikt over det og henviste til hvert enkelt helseforetak.

Helse Vest har faste personaldirektør-møter en gang i måneden, hvor de har HMS som et fast punkt. Der nevnes alle alvorlige skader, trusler eller trakasseringssaker, uten at de diskuterer sakene i detalj.

– Da metoo-kampanjen kom opp, var det helt naturlig å forsøke å få en oversikt over hva som var status for saker foretakene hadde hatt som inneholdt seksuell trakassering, sier direktør Christiansen.

I tillegg har Helse Vest bedt alle virksomheter redegjøre for saker eller varsler om seksuell trakassering. Slike gjennomganger har de annenhver måned.

Viser hvor det trengs tiltak

– Det å løfte opp og ha oversikt over hva som skjer innen hele HMS-området, innebærer økt oppmerksomhet over alt. Det er en ledelsesstrategi som kan gi oss gode innspill og kunnskap om hvor vi eventuelt skal sette inn tiltak, sier Hilde Brit Christiansen.

– Bør alle helseregioner ha en ekstern anonym varslingskanal?

– Vi har gjort våre vurderinger og kommet frem til de løsninger vi har. Jeg har faktisk ikke vurdert annet enn det som skjer i egen region.

Helse Sør-Øst vurderer utredning

Helse Sør-Øst RHF har varslingsrutiner som også håndterer anonym varsling, men de har ikke en slik varsling der saksbehandling rutes til en ekstern aktør som i Helse Vest RHF.

– Da vi for kort tid siden fikk høre om denne ordningen i Helse Vest RHF, ble det uttrykt et ønske om utredning av om dette kunne være en ordning hos Helse Sør Øst RHF også, men foreløpig har vi ikke startet utredningen av dette, sier direktør for Personal og kompetanseutvikling, Svein Tore Valsø ved Helse Sør Øst.