Får ansatte til å bli i jobben med mentorprogram

– Det er like enkelt som å slanke seg, men det er også vanskelig, sier Sølvi Svendsen.

Hun er teamleder for hjemmetjenestene i Lande og Kurland i Sarpsborg, og snakker om mentorprogrammet virksomheten innførte som pilotprosjekt for alle nyansatte sykepleiere og vernepleiere i 2021.

Oppfølgingsprogrammet varer hele det første året. En virksomhet i sykehjem og boveiledning har også vært med i pilotprosjektet i kommunen.

– Det handler om oppgavefordeling og å sette av tid til samtaler med mentor, sier hun.

Oppfølgingssamtalenes funksjon er å skape trygghet hos de ansatte.

– Vi må være trygge for å tørre å si hva vi ikke er trygge på. Trivsel og trygghet er de viktigste momentene som må være på plass for at folk skal bli i jobben, sier Svendsen som også selv fungerer som mentor for mentoren.

Krever god planlegging

Kort fortalt går programmet ut på å gi en systematisk oppfølging av alle nyansatte. Da må man planlegge både introduksjonen av arbeidsplassen, arbeidsoppgavene til og oppfølgingen av den nyansatte godt.

En mentor har oppfølgingssamtaler med den nyansatte med jevne mellomrom det første året. Hyppig den første tiden, så dabber det av etter behov.

– Mentor spør blant annet om «hvor langt er du kommet, hva er du trygg på og hvor står du fast», sier teamleder Svendsen.

Mal fra Trondheim

Pilotprosjektet er gjort etter mal fra det kolleger i Trondheim har prestert ved flere hjemmetjenester og helse- og velferdssenter, som en del av «jobbvinnerprosjektet» til KS for å øke rekruttering og beholde sykepleiere og helsefagarbeidere.

Tidligere sluttet halvparten av de nyansatte sykepleierne i Trondheim kommune innen ett år. Men etter at mentorprogrammet ble testet ut av enheter i prosjektet, var det bare en av 24 som sluttet. I 2019/2020 ble derfor opplegget innført hos alle sykehjem og hjemmetjenester i Trondheim.

– Man må få en systematikk i det å snakke sammen. Det er egentlig veldig enkelt, men samtidig utfordrende fordi det er lett å hoppe over samtaler i en travel hverdag, sier Catrin Nordvik, enhetsleder ved Nidarvoll hjemmetjeneste i Trondheim.

Hun har hatt ansvaret for å lære opp teamet i Sarpsborg i metoden.

– De har vært selvgående og mentorheftet deres har faktisk blitt bedre enn vårt, sier hun.

Heftet er informasjonen over flere sider som sendes på e-post til alle nyansatte i forkant av oppstart der det blant annet forklares om programmet.

Turnoveren snudde

• I løpet av de to siste årene før oppstart av piloten i Sarpsborg (2019 og 2020), ble det ansatt 179 vernepleiere og sykepleiere i kommunen. 79 av disse sluttet i samme periode.
• I 2021 startet piloten. Da ble det ansatt 16 nye, mens to av dem sluttet samme år.
• I 2022 ble det ansatt 19 nye og ingen av dem sluttet samme år.

– I tillegg så vi at vi totalt mistet 18 stykker i 2021 og kun to i 2022. Det viser at mentorprogrammet gir ringvirkninger for hele arbeidsmiljøet, sier Anne Høvik, rådgiver for kommuneområde helse og velferd i Sarpsborg. 

De er nå i sluttfasen av prosjektet.

– Målet er å starte implementering gradvis og full utrulling fra 2024 ved alle sykehjem, hjemmetjenester og ved boveiledningstjenesten i kommunen, sier Høvik.

Trygge og selvstendige

Mentor og medisinromansvarlig Mette Wevelstad ved hjemmetjenesten Lande/Kurland er enig i at grunnoppskriften er enkel:

– Det handler om å få satt ting i system. Min jobb som mentor er å få de nyansatte trygge, fort kjent og innlemmet i teamet. Da gjør de en bedre jobb tidligere og blir raskere selvstendige. Det er viktig at man er trygg sjøl når man skal gjøre andre trygge, både kolleger, pasienter og pårørende.

Foruten mentorsamtalene følger hun med på en del opplæringsvakter hjemme hos pasienter og på medisinrommet.

– Da blir vi litt bedre kjent. Det gjør det lettere for den nyansatte å si ifra hvis noe ikke er så bra. Jeg har jo taushetsplikt og sier ikke noe videre, med mindre det er større problemer. I så fall foreslår jeg at vi sammen går videre til teamlederen. Det meste kan stort sett løses, sier Wevelstad.

– Har noe overrasket deg i denne prosessen dere har vært gjennom?

– Ja, hvor åpne de nyansatte har vært. De har stått i vanskelige situasjoner der ute og før fanget vi det ikke opp. Det er også veldig givende å være mentor og se den personlige utviklingen hver og en har.

Fikk opplæring og avlastes for andre oppgaver

I Trondheim har mentorene tatt en etterutdanning ved NTNU på 7,5 studiepoeng for å kunne fungere som mentor. I Sarpsborg har de ikke det, men de har fått opplæring fra teamet i Trondheim.

– Vi har hatt flere treff med hele dager sammen fysisk eller digitalt der vi har blitt lært opp og løst oppgaver. Jeg har også fått bøker om mentorrollen, forteller Wevelstad.

– Avlastes du for andre oppgaver når du er mentor?

– Ja. Jeg jobber med pasientene til matpausen og etterpå er jeg stort sett på huset og jobber med mentor-oppgavene ved behov.

Hun har hatt fem nyansatte på rad nå og har også en student hun følger opp. Til høsten blir hun ferdig med dem, så da kommer tre-fire nye hun må følge opp.

– Fire-fem er maks av hva jeg kan klare hvis alle begynner på likt, men da kan jeg ikke ha studenter ved siden av, sier hun.

Fikk en myk overgang

Kristin Huse hadde vært hjemmesykepleier i ti år ved Lande/Kurland før hun jobbet et år som fagsykepleier ved et sykehjem i Fredrikstad. Men så lengtet hun tilbake og begynte i Sarpsborg igjen 1. juli i fjor.

– I hjemmetjenesten er det mye bevegelse og forandringer, så det var ikke bare å hoppe inn igjen der jeg slapp, sier hun.

Det var kommet både nye pasienter, rutiner og kolleger det året hun var borte. Hun skulle også begynne midt i sommerferien og lurte litt på hvordan det skulle gå.

– Men det gikk fint. Jeg ble godt fulgt opp i starten. Det var veldig bra å få tilsendt e-posten om mentorprogrammet. Programmet gjorde absolutt overgangen enklere og mer forutsigbar for meg.

– Jeg kan tenke meg at et slikt program er spesielt viktig for dem som er nyutdannet eller dem som ikke har jobbet i hjemmetjenesten før.

Selv følte Huse seg trygg ganske raskt, og sluttet med mentorsamtalene allerede etter et halvt år.

– Fant dere alltid tid til samtalene?

– Det gikk greit fordi det er godt planlagt og satt opp i planen vår i GAT.

På den måten ser alle det og vet at Huse og Wevelstad er opptatt den timen samtalen tar.

– Høy trivselsfaktor

Wevelstad understreker hvor viktig det er at mentorordningen er forankret godt hos ledelsen. Den positive innstillingen til både teamleder og virksomhetsleder har gjort innføringen lett.

– Resultatet av mentorordningen er høy trivselsfaktor i hele teamet for vi har blitt så trygge på hverandre, sier hun.

– Det er alltid noen å spørre her. Vi er et godt team med høy takhøyde hvor vi kan si akkurat det vi mener, istemmer Huse.

– Ja, og så blir vi hørt. Vi har veldig gode ledere. Det har så mye å si, supplerer Wevelstad.

– Kommer du til å fortsette å jobbe her, Kristin Huse?

– Jeg blir her en god stund til. Jeg har ingen andre planer.

Se kommunens video om ordningen her.