Ny Fafo-rapport om sykepleiere: – Planlegg smartere, alle vet at det blir fravær

I dag, 14. desember, legger forskningsstiftelsen Fafo frem en ny rapport, laget på oppdrag fra Norsk Sykepleierforbund.

Rapporten heter Høyde for fravær og har undertittelen Etablering av bemannings- og turnusplaner med redusert vikarbehov.

– Hva er det viktigste budskapet i rapporten?

– At det er mulig å planlegge bemanningen så man slipper å bruke alle disse vikarene, sier seniorforsker Leif E. Moland.

Han legger til:

– Det er muligheter som er lite brukt.

Moland har vært prosjektleder for rapporten.

– Ikke benytt arvede turnuser og budsjetter

– Hva ville du først gjøre hvis du var leder med ansvar for turnus?

– Lage bemanningsplaner med utgangspunkt i brukerbehovene. Ikke benytte arvede turnuser og budsjetter, for det er ikke sikkert at de egner seg lenger. Noen ganger er det beregnet for mye og noen ganger for lite, sier Moland. 

– For mye … ?

– Ja, det skjer det og. Men da ville nok en klok leder omdisponere. 

– De faste skal dekke det meste

Planleggingen dreier seg både om type kompetanse og antall timer, påpeker Moland. 

– Det fins jo vedtak om hva pasientene trenger. Det er analyse nummer én. Så må man fylle opp personalgruppen. De faste skal dekke det meste, være i store stillinger og være kvalifisert.

– Deretter kan man sette opp årsverk for ansatte med passende rimelige kvalifikasjoner. Det neste blir å finne ut hvilken turnus man skal utmeisle.

– Det blir fort 20 prosent fravær

– Spørsmålet er om du får den bemanningen du ønsker, sier Moland.

Han gir et eksempel: Du trenger kanskje 15 årsverk, men har bare budsjettmidler for 13. I praksis har du bruk for 18, fordi 3 går bort i fravær.

– Målet er å forebygge. Alle vet at det blir fravær. Det blir fort 20 prosent om man summerer ferie, sykefravær og fødselspermisjoner.

Se på rapportens forside, foreslår han.

Der ser vi en avslappet mann med solbriller og et glass i hånden. En dame med hestehale triller barnevogn. En annen bærer en stabel fagbøker. En feberhet mann flater ut i sengen.

– Fravær burde ikke komme som en forundringspakke. Noen får influensa før jul. Alle skal ha ferie, påpeker forskeren.

(Saken fortsetter under bildet.)

– Vikarer betyr dobbeltarbeid

– Poenget er å planlegge med de faste, kjente folkene på jobb. Ikke vikarer. De kan ofte ikke jobben sin, de må gjetes. Det betyr dobbeltarbeid for den faste staben og for lederne.

– Men det ikke bare bare å få fatt i nok faste folk?

– Nei, og det blir jo ikke lettere å rekruttere og holde på folk hvis man har et kavete arbeidsmiljø som følge av minimumsbemanninger.

– Og det er sykepleiermangel?

– Både nei og ja. Arbeidet som for tiden pågår ved mange tjenestesteder, har vist at sykepleierne kan brukes mer effektivt ved at de konsentrerer seg om å utføre oppgaver som krever sykepleiefaglig kompetanse. Så kan andre yrkesgrupper utføre oppgaver der sykepleiefaglig kompetanse ikke er nødvendig, sier Moland.

– Årsturnus kan være smart uansett

Grunnprinsippet er å lage årsplan: Plotte inn behovet, se hvor mange faste man har til å dekke dette behovet.

Årsturnus kan være smart uansett hvilken type turnus du bruker, mener Moland.

Fafo-forskerne har spurt over 1 300 sykepleieledere om hva de mener.

– Ofte er det en aha-opplevelse for lederne når de ser hvor mye og hvor forutsigbart fraværet faktisk er når de jobber med årsturnus. 

– Regnskapet viser kanskje at du har brukt 20 prosent av lønnsutgiftene til vikarer, men du får ikke det tildelt i budsjettet.

Du får kanskje bare planlegge med 2 prosent fravær.

– Det er litt fiktivt det vikarbudsjettet, men det synes veldig godt i regnskapet.

– Man arver en turnus og fortsetter med den

– Har noe overrasket deg i dette arbeidet?

– Nei, jeg er ikke overrasket over de store trekkene. Denne rapporten som NSF har bestilt, er et dypdykk i en tidligere rapport om vikarbruk, sier Moland.

Spørsmålet er: Hvorfor har man ikke klart å redusere vikarbruken?

Dette skal diskuteres når rapporten legges frem.

– Det handler mye om at man arver en turnus og fortsetter med den. Det ligger i ryggraden hos ledere at det er bra å ha litt å gå på, å ha et ekstrabudsjett. Hvis en av de tildelte stillingene er ledig, da kan man bruke den til vikarer. Det syns mange er greit. 

– Får ikke gehør oppover i systemet

Fafo-forskerne har spurt lederne: Bruker dere sykefravær når dere lager bemanningsplaner? Nei, svarer mange.

– Det kan være at de ikke får gehør oppover i systemet. Noen har ikke tenkt på det. De har ikke rutiner. Og andre oppgir at de ikke har tid, forteller Moland.

De har også spurt: Bruker dere regnskapsdata? Nei, svarer mange her også. 

– Avdelingslederne har lite tid til å være leder. Det viser mange undersøkelser, også vår.

Moland mener disse lederne trenger mer støtte fra de overordnede.

– De trenger også bistand til analyser, turnusarbeid og regnskap fra HR- og økonomiavdelingene 

– Planlegg smartere

– Dine beste råd til dem som har mer innflytelse?

– Planlegg smartere. Det vil si mer helhetlig og langsiktig. La turnusen få starte med tjenestebehovet, så får de heller appellere til de økonomiansvarlige når de ser at midlene bør omdisponeres.

Moland slår også et slag for partssamarbeid.

– Du får det ikke til hvis ikke de tillitsvalgte er med på laget. De tjenestestedene som har fått det best til, har samarbeidsteam.

Han fraråder egne ferieturnuser med for mange vikarer:

– Det skal være de faste folka dine i feriene også. Det er viktig, kanskje særlig for brukerne i kommunale pleie- og omsorgstjenester.

Dette vil forutsette et par årsverk ekstra, antar Moland.

– Men det er penger man ville ha brukt på vikarer likevel.

Moland trekker frem et sitat fra rapporten:

«Vi har lykkast bra med årsplanlegging der alt kjendt fråvær vert lagt inn. Fast og kjendt personale dekker alle vakter heile året også sommer. Har lite behov for vikarer.» 

Usikker på om det er greit at ansatte sier nei til langvakter

– Langvakter, man klarer seg ikke uten, konkluderer dere?

– Man må ha litt langvakter, særlig der det er like mye eller mer tjenestebehov i helgene enn ellers i uken. 

– Langvaktene bør fortsatt være frivillige?

– Vrient spørsmål. I prinsippet ja.

Leif E. Moland utdyper:

– Man er jo en del av en personalgruppe som er ansatt for å levere gode tjenester. Hvis langvakter kan bidra til et bedre arbeidsmiljø og flere faste, kvalifiserte tjenesteutøvere, er det da greit at ansatte uten videre sier nei? Hvis det bare er én ansatt som er positiv til å prøve langvakt, hva da? Da blir det ikke noe ut av det.

– Bedre enn å løpe i 7,5 timer

– I Norge utformes langvakter sammen med de ansatte. Det åpner for rolige vakter, ikke doble løpevakter, sier Moland.

– Det er bedre med en rolig langvakt enn å løpe i 7,5 timer. Seniorer syns derfor langvakter er fint, og så blir det lengre friperioder

– Til syvende og sist – det er for få sykepleiere?

– Det er mange ledige stillinger, men det er ikke ensbetydende med at det generelt er for få sykepleiere. Mange steder kan man klare seg med færre.

– Det er ikke nødvendig at sykepleiere serverer mat og tømmer søppel. Man kan redusere lite grann, og trekke inn andre yrkesgrupper, sier Leif E. Moland.