Alle kan få innsyn i personalmappa di

Sykepleiere er offentlige tjenestemenn. Det er grunnen til at pasienter, journalister, naboer, egentlig hvem som helst, kan be om innsyn i personalmappa di – og få det.

Dette inneholder mappa:

Dokumenter som er innkommet eller utarbeidet i forbindelse med ansettelse, skal alltid ligge i personalmappen.

Det samme gjelder dokumenter om lønnsendringer og enkelte dokumenter om kompetanse – for eksempel vitnemål og attester.

Dokumenter i forbindelse med eventuelle tjenesteendringer, bierverv og permisjoner av lengre varighet vil også kunne ligge i en personalmappe.

Utover dette vil omfanget og innholdet variere.

Er det mulig …?

Fagbladet Politiforum skrev tidligere i år om kriminelle som ber om innsyn i personalmappa til polititjenestemenn. Eksempelet var politimannen «Knut». Romjulen 2017 fikk han en tekstmelding fra ukjent nummer. Meldingen er ikke til å misforstå: «Jeg har fått ut personalmappa di».

– Det gikk kaldt nedover ryggen på meg, sier Knut til Politiforum.

Personalmappa til «Knut» består av et 46 sider langt PDF-dokument med opplysninger fra mer enn to tiår som ansatt i politi- og lensmannsetaten, med små drypp fra hans privatliv. Men, for «Knut», verst av alt: Detaljerte opplysninger fra en straffesak han var siktet i, og fra den påfølgende personalsaken. Da mappa ble utlevert, var straffesaken henlagt og personalsaken avsluttet. Nå er detaljene ute i det fri.

Samme regler gjelder sykepleiere

Dette skjedde en politimann. Kunne det samme skjedd en sykepleier?

Sykepleien ville undersøke. Den første reaksjonen fra de fleste var forundring: «Er det virkelig mulig å få innsyn i sykepleieres personalmapper, bare fordi de er ansatt i det offentlige?» Mange trodde ikke det.

Foretakstillitsvalgte ved tre sykehus og hovedtillitsvalgte i to kommuner sa seg villige til å være forsøkskaniner. Innsynskrav ble sendt, og de tillitsvalgte sendte inn forespørsel om å få se innholdet i sine egne mapper. Tanken var å se hvilke dokumenter Sykepleien ikke fikk se, eller hva som ble sladdet.

Kjapt svar fra SUS

Stavanger universitetssykehus (SUS) er kjappe med sitt svar og sender over personalmappa til NSFs foretakstillitsvalgte, Aud Riise, innen tre dager. De holder dermed fristen det offentlige skal overholde når det gjelder å ekspedere innsynskrav.

Lønnsslipp, permisjonssøknad, endring i ansettelsesforhold, endring av tillegg og forlenging av verv, var noe av det Sykepleien fikk innsyn i. Ingen opplysninger var sladdet eller tilbakeholdt i forhold til de opplysningene Riise selv fikk utlevert i sitt innsynskrav.

Visste ikke det var mulig

– Var du klar over at hvem som helst kan be om innsyn i din personalmappe?

– Nei. Det var nytt for meg. Jeg har heller aldri fått saker på mitt bord som handler om dette, sier Aud Riise.

I personalmappen hennes ble det ikke utlevert noe som Riise synes er ubehagelig, men hun skjønner at ikke alle ville vært like komfortable med at opplysninger gis til fremmede.

– Jeg har kontaktet jurist i personalavdelingen ved sykehuset og føler meg trygg på at dersom personalmappen min hadde inneholdt taushetsbelagte opplysninger, hadde de ikke levert dem ut. Jeg fikk også opplyst at det kreves fullmakt for å få utlevert en personalmappe som ikke er din egen, sier hun.

– Fikk du beskjed om at jeg hadde bedt om innsyn?

– Nei. Det tok de selvkritikk på. Grunnen til at det ikke ble gjort, er at slike henvendelser så å si aldri skjer, og at henvendelsen ble behandlet raskt da personalavdelingen har kjennskap til min rolle i foretaket. De har gode rutiner på å håndtere innsynskrav, men har ikke egne prosedyrer på hvordan innsyn i personalmapper skal håndteres med hensyn til den personen innsynskravet gjelder, sier Riise og legger til:

– Det er jo ofte etter at de får en slik henvendelse som de nå fikk fra Sykepleien, at det lages rutiner for hvordan de skal håndteres i fremtiden.

LES:  Alle personal­dokumenter skal vurderes ved innsynskrav

Diskuterer innsyn i pasientjournal

Aud Riise har spurt kolleger om de var klar over at for eksempel pasienter kan be om innsyn i deres personalmappe.

– Ingen av de jeg har snakket med, var klar over dette. Jeg skulle gjerne kunnet mer om lovverket rundt innsyn og hvordan slike krav håndteres.

Det som er blitt diskutert på SUS, er konsekvensene av pasientenes innsynsrett i DIPS. Det er et journalsystem som sykehus og mange kommuner bruker, og som inneholder pasientenes journal.

– Pasienter har rett til å se journalen sin, men det er ikke alle sykepleiere som til enhver tid er komfortable med at pasientene kan se hvilken sykepleier som har skrevet hva, sier Riise.

– Jeg har hørt at det er mulig å sette opp innstillinger i DIPS slik at noe informasjon kan skjules. Her er det nok viktig med grundig juridisk vurdering, sier hun.

Utsatte sykepleiere

Riise har forståelse for at enkelte sykepleiere ikke ønsker at opplysninger om dem skal være lett tilgjengelige for pasienter. Spesielt gjelder det kanskje for sykepleiere som jobber med pasienter eller pårørende som kan virke truende.

– Det er mange dilemmaer rundt dette, og det er et interessant område. Jeg er i prinsippet enig i at det skal være åpenhet, men det må også være slik at ansatte i helsevesenet er trygge på at sensitiv informasjon ikke faller i feil hender.

Riise tenker det kan være en idé å legge ut informasjon om dette på intranett:

– Hva kan utenforstående få innsyn i, hvordan håndteres innsynskrav i personalmapper, og hvordan er prosedyrene for at helsepersonell får beskjed om at noen har bedt om innsyn? foreslår hun.

LES:  Innsyn i personal­mapper: NSF støtter åpenhet

«Innsynssjokk» i Fredrikstad

For et år siden ble det holdt et møte mellom de tillitsvalgte og rådmannen i Fredrikstad kommune. På agendaen sto offentlig innsyn og hva hvem som helst kunne be om av opplysninger om ansatte.

– Bakgrunnen var en varslersak i teknisk avdeling som førte til at arkivet ble oversvømt av innsynskrav, forteller Rita Standal, NSFs hovedtillitsvalgt i Fredrikstad kommune.

Hun var derfor den eneste av Sykepleiens allierte som ikke ble overrasket over at hvem som helst kan be om innsyn i sykepleieres personalmappe.

– På møtet med rådmannen fikk vi melding om at «hvermannsen» kan be om innsyn i offentlig ansattes personalmapper og få tilgang på alle opplysninger som er knyttet til arbeidsforholdet, sier hun.

– Ble du overrasket?

– Ja. Ikke minst da jeg fikk høre at innsynskrav også kan sendes inn anonymt. En nabo kan for eksempel tenke: Hvorfor er Rita så mye hjemme»? Naboen kan be om innsyn anonymt, hente dokumentene på servicetorget og finne ut at jeg for eksempel har gått ned i stilling, sier hun.

Har ikke tenkt så mye på det

Selv om Standal er klar over at hvem som helst kan be om innsyn, har hun ikke tenkt så mye på det.

– Fikk du beskjed om at Sykepleien hadde bedt om innsyn i din personalmappe?

– Ja. De ringte meg fra arkivet, så jeg fikk beskjed.

Sykepleien fikk først spørsmål om vi ønsket absolutt alle dokumentene. Arkivaren unnskyldte den lange behandlingstiden og forklarte at de får så mange innsynskrav at de rett og slett ikke klarer å holde fristene om svar innen fem dager. Personalmappa til Standal var dessuten så omfattende. Kunne hun bare sende saksomslagene i første omgang?

– Jeg har jobbet i kommunen siden 1986, så jeg har to store mapper med papirer om svangerskapspermisjoner, bytte av jobb, lønnsslipper og dokumenter i forbindelse med mitt verv som tillitsvalgt, sier Standal.

Skjult nummer

Standal jobbet tidligere i hjemmesykepleien.

– Den gang hadde vi noen pasienter som ringte oss privat. Det var slitsomt.

Det endte med at Standal fjernet telefonnummeret fra telefonkatalogen, slik at det kun sto i ektemannens navn.

– Vi har forskjellige etternavn, så da var det ikke så lett å finne meg. Men det var den gang … Nå er det bare å google litt, så får man opp utrolig mye informasjon, sier hun og synes kanskje dette, googling, er vel så skummelt som at noen får innsyn i personalmappa.

Sykepleiere utsettes for vold og trusler

27 prosent av dem som jobber i helsevesenet, har ifølge Arbeidstilsynet opplevd vold eller trusler det siste året. Helsedirektoratet har gjort en kartlegging som viser at nesten en tredjedel av alle som jobber i helsevesenet, har vært utsatt for vold eller trusler.

Stadig flere sykepleiere sier de har sluttet å bruke etternavn på sine navneskilt. En av grunnene er at de ikke vil at «brysomme» pasienter skal kontakte dem utenfor helsevesenet. Hva tenker disse sykepleierne om at pasienter rett og slett kan be om innsyn i personalmappa?

LES : Er det egentlig greit å droppe etternavn?

Bodø kommune vil gjøre det riktig

Nesten fire uker at innsynskrav ble sendt i mai, for å få innsyn i personalmappa til hovedtillitsvalgt Anders Sarassen i Bodø kommune, var det tyst. En purring ble sendt, og dagen etter ringer telefonen.

– Hei, er det virkelig sant at du kan be om innsyn i sykepleieres journal? spør damen i andre enden.

Hun har aldri opplevd dette tidligere og aner ikke hvordan det skal håndteres. Hun lurer på om jeg kan hjelpe.

– Jeg beklager at det har tatt så lang tid, men vi i Bodø kommune ønsker å gjøre alt riktig. Jeg skal sende det til HR og be noen jurister også se på det, lover hun.

Nå runder vi snart august og Sykepleien har ennå ikke hørt noe mer fra damen i Bodø.

LES: Åpenhetsindeksen og fakta om åpenhet i norske kommuner

LES:Åpenhetsråd til kommunene fra Pressens offentlighetsutvalg